员工垫资这个再常见不过的行为,税局表示做法不合规,也有涉税风险!即日起,垫资报销一定要规避这5种行为和3大误区!
本案中,为什么个人垫资会被查呢?
主要是因为,该公司财务核算不规范,并有偷逃个税的可能性,因此公转私的行为尤为敏感。并且,通过报销的形式变相发工资,也是不少企业都存在的现象,所以作为税务检查的重点。
案件警醒:
虽说本案中并没有利用个人账户进行违法行为,但是我们注意到,在该处罚书中,税务局认为个人垫资购买办公用品,“该做法既不合规,也带来了涉税风险”!
因此,企业一定要规范好财务报销制度,尽量避免个人垫资采购的行为!
警惕! 员工垫资要注意这5种行为
一、员工垫资金额数目较大
员工垫资购买物品,企业在进行报销过程中,就涉及到了公转私的问题,一旦金额太大,就会被重点监管,当然,正常业务的垫资,可能很难超过上述标准,但是参考现金管理办法的话,一般来说,尽量不宜超过1000元,超过1000元的,建议直接申请备用金,再进行采买。
二、垫资的员工较多
一般来说,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税,甚至收到其他处罚。
三、员工垫资次数频繁
正常情况下,企业发生员工垫资再报销的业务并不多,如果企业频繁的发生垫资报销的业务,则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。
同时,《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》(中国人民银行令〔2016〕第3号发布)明确,以下几种行为会被严查:
(1)短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出;
(2)存取现金的数额、频率及用途与其正常现金收付明显不符;
(3)短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款;
(4)相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付。
所以,如果企业频繁的发生个人垫付资金购买物品等行为,会受到严格的监管。并且随着金税四期的上线,实现“银税互联”,税务局察觉异常可能会第一时间找上门!
四、员工垫资的支出不能与企业经营特点明显不符
员工垫资一般是为企业经营目的而进行的,如果说该项支出明显与经营特点不符,那就说明可能存在偷逃税款的因素了。
五、员工垫资报销一定要及时
及时报销,首先,有利于内部管理;其次,不会导致会计数据的失真;最后,能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性。